Informativa in merito al sistema di segnalazione di comportamenti illegittimi
Con il D. Lgs. n. 24 del 10 marzo 2023 (di seguito, “Decreto”), recante “Attuazione della direttiva (UE) 2019/1937 del Parlamento europeo e del Consiglio del 23 ottobre 2019, riguardante la protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione e recante disposizioni riguardanti la protezione delle persone che segnalano violazioni delle disposizioni normative nazionali”, è stata novellata la disciplina relativa al sistema delle segnalazioni di comportamenti illegittimi Whistleblowing.
Il Whistleblowing, o segnalazione di presunto illecito, è uno strumento che consente al whistleblower (ovvero al segnalante) di rappresentare in modo riservato le condotte illecite, intese come violazioni di disposizioni normative italiane e comunitarie, o anche violazioni di disposizioni regolamentari interne alla Fondazione, dalle quali discenda la lesione dell’interesse pubblico o dell’integrità dell’ente privato.
Alla luce delle disposizioni introdotte dal D. Lgs. n. 24/2023 la Fondazione ha adottato la procedura di segnalazione Whistleblowing recante il canale interno dedicato alla segnalazione delle condotte illecite consistenti nelle violazioni delle prescrizioni di cui al D. Lgs. n. 231/2001, del Modello e del Codice Etico, rientrando la Fondazione nei soggetti di cui all’art.2, comma 1, lettera q), numero 3) del Decreto.
L’obiettivo è quello di tutelare e favorire il comportamento positivo del personale e di tutti i soggetti individuati dalla normativa, come in appresso specificati, che siano venuti a conoscenza dell’illiceità o dell’illegittimità dell’operato di un altro soggetto in ambito lavorativo.
È consentita la segnalazione anonima, purché adeguatamente circostanziata, esclusivamente attraverso l’invio di comunicazioni in forma cartacea secondo le modalità descritte al paragrafo 6.3. della procedura di segnalazione.
Il canale di segnalazione interna adottata da Fondazione Carisbo
La Fondazione Cassa di Risparmio in Bologna, all’esito della Valutazione di impatto sulla protezione dei dati personali (DPIA) ha adottato un efficace canale interno per le segnalazioni Whistleblowing, che garantisce il rispetto della riservatezza dell’identità del segnalante, dell’identità della persona coinvolta o menzionata nella segnalazione, del contenuto della segnalazione e della relativa documentazione, in conformità a quanto previsto dal Decreto.
Le segnalazioni possono essere effettuate utilizzando il canale web, attraverso il sito MYGOVERNANCE idoneo a garantire con modalità informatiche la massima riservatezza dell’identità del segnalante nel rispetto di quanto previsto in materia.
Mediante la piattaforma on line dedicata, che consente l’inserimento della segnalazione in forma scritta, orale, o, se richiesto, tramite incontro diretto, possono accedere al canale le seguenti categorie di soggetti:
- personale dipendente;
- lavoratori autonomi, collaboratori esterni, liberi professionisti e consulenti;
- volontari e tirocinanti anche non retribuiti;
- persone con funzioni di amministratore, direzione, controllo, vigilanza o rappresentanza;
- personale di fornitori della Fondazione.
Oggetto e contenuto delle segnalazioni
Le segnalazioni devono essere circostanziate, ovvero effettuate con un grado di dettaglio sufficiente a consentire l’accertamento dei fatti segnalati, e dovranno avere ad oggetto:
- condotte illecite rilevanti ai sensi del D. Lgs. n. 231/2001;
- violazioni del Modello e/o del Codice Etico.
Sono escluse dalle violazioni segnalabili le notizie prive di fondamento, le informazioni già di dominio pubblico, nonché i dati acquisiti sulla base di indiscrezioni o fonti scarsamente attendibili. Analogamente, non rientra nel perimetro delle segnalazioni tutto ciò che abbia ad oggetto contestazioni, rivendicazioni o richieste legate ad un interesse di carattere personale che attengano al rapporto individuale di lavoro della persona segnalante.
Gestione della segnalazione
Il soggetto preposto alla ricezione e all’esame delle segnalazioni è l’Organismo di Vigilanza della Fondazione Cassa di Risparmio in Bologna, organo collegiale costituito da componenti esterni, autonomi ed indipendenti rispetto alla Fondazione.
I nominativi dell’Organismo di Vigilanza sono resi pubblici e sono reperibili sul sito della Fondazione affinché, qualora la segnalazione riguardi proprio un componente dell’Organismo di Vigilanza, la stessa possa essere trasmessa al Gestore Alternativo della Segnalazioni, identificato nel Segretario Generale della Fondazione.
Il Gestore della Segnalazione rilascerà al segnalante avviso di ricevimento della segnalazione entro sette giorni dalla data di ricezione della segnalazione e fornirà riscontro alla segnalazione entro tre mesi dalla data dell’avviso di ricevimento, o, in mancanza di tale avviso, entro tre mesi dalla scadenza del termine di sette giorni dalla presentazione della segnalazione.
Le segnalazioni saranno gestite nel rispetto delle disposizioni di cui al Decreto e, segnatamente, nel rispetto dell’obbligo di riservatezza di cui all’art.12 del Decreto e delle disposizioni concernenti il trattamento dei dati personali di cui agli artt.13 e 14 del Decreto, come da informativa privacy cui si rinvia per le spiegazioni del caso.
Tutele del segnalante, dei soggetti correlati e divieto di ritorsione
La Fondazione Cassa di Risparmio in Bologna tutela il segnalante, come previsto dal Decreto, contro condotte ritorsive, discriminatorie o comunque sleali conseguenti la segnalazione.
Oltre al soggetto segnalante, le tutele si applicano altresì:
- al facilitatore (persona fisica che assiste il segnalante nel processo di segnalazione e operante all’interno del medesimo contesto lavorativo);
- alle persone del medesimo contesto lavorativo del segnalante o che sono legate ad esso da uno stabile legame affettivo o di parentela entro il quarto grado;
- ai colleghi di lavoro del segnalante che lavorano nel medesimo contesto lavorativo e che hanno con il segnalante un rapporto abituale e corrente;
- agli enti di proprietà del segnalante o per i quali il segnalante lavora, nonché agli enti che operano nel medesimo contesto lavorativo del segnalante.
Tali tutele hanno efficacia solo se:
- al momento della segnalazione il segnalante aveva fondato motivo di ritenere che le informazioni sulle violazioni segnalate fossero vere e rientrassero nell’ambito oggettivo del Decreto;
- la segnalazione è stata effettuata conformemente ai requisiti previsti dal Decreto.
Il beneficio della tutela del segnalante decade quando sia accertata, anche con sentenza di primo grado, la responsabilità penale per i reati di diffamazione o calunnia ovvero quando sia accertata la responsabilità civile del segnalante nei casi di dolo o colpa grave.
Il segnalante e gli altri soggetti destinatari delle misure di protezione non possono subire alcuna ritorsione in ragione della segnalazione inoltrata (ad es., licenziamento, sospensione, retrocessione di grado o mancata protezione, mutamento di funzioni, adozione di misure disciplinari o di altra sanzione, discriminazione o comunque ogni trattamento sfavorevole).
Al fine di garantire la massima tutela della garanzia della propria riservatezza, il segnalante, nell’effettuare la segnalazione dovrà utilizzare esclusivamente dispositivi informatici personali, registrarsi sulla piattaforma on line dedicata ed effettuare segnalazioni utilizzando un indirizzo personale di posta elettronica.
Per procedere con l’inoltro di una segnalazione è necessario dichiarare di aver letto e compreso l’informativa sul trattamento dei dati personali.
Il canale di segnalazione esterna
Il segnalante può effettuare una segnalazione esterna tramite il canale istituito e accessibile sul sito ufficiale dell’ANAC (Autorità Nazionale Anti Corruzione) https://www.anticorruzione.it/ qualora, al momento della presentazione, ricorra una delle seguenti condizioni:
- il canale di segnalazione interna non risulti attivo;
- il segnalante ha già effettuato una segnalazione interna e la stessa non ha avuto seguito;
- il segnalante ha fondati motivi di ritenere che, se effettuasse una segnalazione interna, alla stessa non sarebbe dato efficace seguito;
- il segnalante ha fondati motivi di ritenere che, se effettuasse una segnalazione interna, la stessa segnalazione possa determinare il rischio di ritorsione;
- il segnalante ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse.
La divulgazione pubblica
È possibile fare ricorso alla divulgazione pubblica al darsi delle seguenti condizioni:
- il segnalante ha già effettuato una segnalazione interna ed esterna e ad essa non è stato dato riscontro nei termini previsti dagli artt.5 e 8 del Decreto in merito alle misure previste o adottate per dare seguito alle segnalazioni;
- il segnalante ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse;
- il segnalante ha fondato motivo di ritenere che la segnalazione esterna possa comportare il rischio di ritorsioni o possa non avere efficace seguito in ragione delle specifiche circostanze del caso concreto, come quelle in cui possano essere occultate o distrutte prove oppure in cui vi sia fondato timore che chi ha ricevuto la segnalazione possa essere colluso con l’autore della violazione o coinvolto nella violazione stessa.
Al riguardo si invia alle linee guida e al sito ufficiale dell’ANAC https://www.anticorruzione.it/.